Modules

Oplossingen voor procesmanagement

Sterke procesherontwerptrajecten kennen een heldere structuur. Doelgericht het werkproces van huidige naar gewenste performance brengen. Sterker maken. Van IST/current state naar SOLL/ future state. Projectmatig op een veranderkundige leest. Het HOE bevat keuzemogelijkheden. WIj bieden modulaire oplossingen voor BPM projecten. Zodat processen sterk worden en sterk blijven.

Elk adviesprogramma bestaat uit een samenhangende reeks van modules. Klik op een adviesprogramma voor de inhoud en bijhorende modules.

Procesherontwerp

Ons basisadviesprogramma. De hoofdroute om een systeemsprong in de prestatie te maken. Van de huidige staat (IST, Current state) naar nieuwe prestatie-niveau (SOLL, Future state). Gefundeerd op krachtige modules, sterk projectmanagement en subtiel verandermanagement.

Met het procesherontwerp programma halen we de bezem door de werkprocessen. We activeren eerst het procesgericht denken met gaming of procesles. Dan brengen we met medewerkers de processen in beeld en analyseren ze grondig. Vervolgens wordt er gewerkt aan verbeteringen voor de knelpunten. De nieuw ontworpen werkwijze wordt geimplementeerd. Tot slot denken we de besturing en borging samen uit.

Ons basispad naar excellente processen:

  • In beeld brengen huidige processen
  • Doorlichten van bestaande werkwijze
  • Verbeteren en vernieuwen van de processen
  • Intrainen en implementeren van de nieuwe werkwijze

Bekijk hieronder de bijpassende modules

 

Digitalisering

Teveel medewerkers zijn thuis op de bank verder met digitalisering dan in hun eigen werkproces. Brieven en facturen gaan via de tablet, maar op het werk gaan werkopdrachten, instructiebladen en productieverantwoording nog op papier. Niet efficiënt, niet maatschappelijk verantwoord en duur. 

Organisaties vervangen papieren triggers, berichten en outputs massaal door informatieverkeer via tablets en PDA's. Digitale werkstromen worden geautomatiseerd met worklows. Informatietechnologie biedt grote kansen processen beter en sneller te laten verlopen.

Maar pas op, slechte processen digitaliseren vergroot alleen maar uit hoe slecht ze zijn. En echt succes in e-business bereikt u met electronische toegang aan externe partijen (klanten en leveranciers) tot het bedrijfssysteem en de processen. Grondige bezinning op de werkprocessen is broodnodig en voorkomt onheil.

Onze suggestie voor het pad naar succesvolle digitalisering:

  • In kaart brengen werkprocessen
  • Identificeren informatiestromen en gegevensuitwisseling
  • Herontwerpen communicatiekanalen en gegevensoverdracht
  • Bouwen, testen, accepteren
  • Implementeren

Zie hieronder onze suggestie voor het projectpad

Risicomanagement

Geschikt voor bedrijven met een hoog risico-profiel die hun zaakjes op orde willen hebben. Bedrijven die het risico van imago-schade willen minimaliseren. Het programma is gebaseerd op de 'gatenkaas' methode' voor beheersen van risico's op basis van de prospectieve of retrospectieve risico-analyse. De aanpak is werkstroomgericht; risico's worden geidentificeerd in de werkprocessen en maatregelen geintegreerd in de procesarchitectuur

Het basisprogramma kent de volgende hoofdroute:

  • Inventariseren belanghebbenden, soorten risico's en controleregimes
  • In beeld brengen huidige werkprocessen
  • Risico-analyses uitvoeren op de huidige processtappen
  • Verbetermaatregelen organiseren en operationaliseren voor riskante zones
  • Maatregelen expliciteren in procesarchitectuur 
  • In samenhang brengen van de gehele documentatie-architectuur
  • Implementeren van nieuwe maatregelen
  • Organiseren en implementeren van risico-beheer

Resultaat is afgenomen risico's. Daarnaast transparantie, het bewijs hebben van het in control zijn. Neveneffect is een hogere waardering voor naleefgedrag door overheden of andere controleregimes. Klik hieronder voor de bijpassende adviesmodules

Continu verbetering

Lean worden is één, Lean blijven is twee. Procesverbetering wordt vaak eenmalig aangepakt, zonder blijvend karakter. Dat is precies de aanleiding van dit adviesprogramma: Organisaties leren zelf voortdurend te verbeteren.

Continu verbeteren is een zaak van structuur en cultuur. Het moet een integraal onderdeel van de bedrijfscultuur worden. In alle lagen moet het besef ontstaan dat verbetering van elke medewerker is. Het vraagt een daadwerkelijke mentaliteitsverandering.

Maar ook structuren en tools zijn nodig om medewerkers zelf 'horizontaal' aan de slag te laten gaan. Wij bieden ze aan en trainen ze in.

Het programma Continu verbeteren is gericht op beiden: cultuur en structuur. Samen kiezen we de (LEAN) tools en richten we de benodigde PDCA structuren in. We trainen de methoden en structuren in. Het programma is geslaagd als de organisatie er continu mee doorgaat!

Zie hieronder onze suggestie voor het pad naar succes:

ERP implementatie

Het aantal organisaties dat zonder ICT applicaties de dagelijkse werkzaamheden uitvoert wordt met de dag kleiner. Betekent nog niet dat systemen goed aansluiten bij de werkwijze, wensen en eisen van de gebruikers. Bij mismatches tussen systeem en werkprocessen besluiten organisaties tot selectie van een nieuw pakket of bestaande applicaties op de schop te nemen.

Het adviesprogramma ERP-implementatie ondersteunt dergelijke initiatieven. Met als doel: Implementeren van een software oplossing die het werkproces ondersteunt. Hiervoor moet eerst herbezinning op het werkproces plaatsvinden. Een slecht proces automatiseren vergroot problemen alleen maar uit. En zonder een wezenlijk begrip van het eigen proces is het niet mogelijk om een systeembouwer goed aan te sturen op wat de organisatie nodig heeft. 

Onze rol is de intermediair functie tussen business processen en systeemfunctionateit. Onafhankelijk van de software leverancier. Het programma kent de volgende stappen:

  • Ontwerpen ideale werkproces; toekomstbestendig, klantgericht
  • In kaart brengen totale gegevensarchitectuur; binnen een EA raamwerk
  • Hulp bij Programma van Eisen tbv leveranciersselectie
  • Ontwerpen van het applicatielandschap (systemen, functionaliteiten en interfaces)
  • Ondersteunen bij testen en accepteren van applicaties en systemen
  • Gebruikers trainen in systeemfunctionaliteit (werkinstructies, e-learning)
  • In productie nemen van de systemen en live brengen nieuwe werkwijze

Bekijk hieronder passende adviesmodules

Lean

Een organisatie die de Lean filosofie toepast, maximaliseert klantwaarde en minimaliseert verspilling. Simpelweg: meer doen met minder middelen. De filosofie is afgeleid van het Toyota Productie System, maar is geschikt voor alle soorten organisaties; zowel productie als dienstverlening.

Onze adviesprogramma's lopen synchroon met de vijf opgaven

1 Definiëren waarde vanuit klant 'Wie zijn klanten, wat willen ze'
2 Mappen en analyseren waardestroom   'Wat voegt waarde toe' 
3 Flow creëren 'Tegelijk waarde toevoegen'
4 Pull inrichten 'Bewegen na een klantorder'
5 Perfectie nastreven 'Continu verbeteren'

We ondersteunen organisaties bij het implementeren van de Lean-filosofie, in iedere fase van volwassenheid. Suggestie voor projectpad:

  • Uitvoeren Lean training
  • In kaart brengen huidige proces; redenerend vanuit de klantwensen
  • Verspillingsanalyse doen met diverse Lean-technieken
  • Ontwikkelen van verbeterteams
  • Intrainen van tools om continu te verbeteren
  • Borgen verbeterorganisatie

Bekijk hieronder bijpassende modules

Ketensamenwerking

Ketensamenwerking is geen nieuw onderwerp. Maar ondanks veel beloftes zien we nog weinig resultaat. Het eigen belang blijft de boventoon voeren. Onderlinge concurrentie en onwil blijven zich manifesteren. Dit doorbreken is de opgave voor veel ketens. 

Voor een geïntegreerde, geöliede keten is onderling begrip & respect nodig. Dat bereiken voert de boventoon in het adviesprogramma Ketensamenwerking. In een gezamenlijk proces wordt de keten geïdentificeerd op deze componenten:

  • De rol van elke organisatie (waar ligt de unieke kracht)
  • Het gezamenlijke belang dat de keten nastreeft
  • Alle activiteiten in de keten in een continue stroom (het ketenproces)
  • Inzicht in afhankelijkheden tussen de ketenpartners
  • Gebruik van informatie door de keten heen
  • Optimalisatie van de ketenflow

Bekijk een klantcase van deze aanpak

Bekijk hieronder de modules van het adviesprogramma

Lean Six Sigma

Statistisch betekent Six Sigma dat maximaal 3,4 fouten op elke 1 miljoen handelingen mogen plaatsvinden, als specifieke maatstaf voor kwaliteit. In de praktijk is Lean Six Sigma een totaalverzameling van methoden en technieken die worden ingezet om kwaliteit te verbeteren en kosten te reduceren.

Met Lean Six Sigma worden organisatieproblemen op een tastbaar niveau opgelost door te kijken naar de achterliggende oorzaken. Problemen worden gedefinieerd, gekwantificeerd, gemeten en geanalyseerd m.b.v.data-analyse.

Ons adviesprogramma is gecentreerd rond de DMAIC-methodologie:

  • Define
  • Measure
  • Analyse
  • Improve
  • Control

Een Lean Six Sigma traject loopt een vergelijkbaar projectpad als het programma procesherontwerp, maar is veel meer analytisch van aard. Meer weten? Vraag onze black belt Jeroen van de Vliert

Bekijk hieronder onze module-suggestie

Klantinteractie verbetering

Dit programma doet het goed bij intern gerichte organisaties. Waar het gevoel dat de klant het bestaansrecht van de organisatie is op de achtergrond is geraakt. Waar medewerkers (door sterke verkokering, eilandjes, afdelingsmuren) geen zicht meer hebben wie nu wanneer in contact is met de klant. Wat ontvangt de klant aan informatie? Welke kanalen worden gebruikt? Welke tijdsafspraken hebben we met de klant gemaakt? Klanten blijven inmiddels weg of staan op afhaken.

Het adviesprogramma Klantinteractieverbetering geeft een boost aan klantgerichtheid. Basis is Service Blueprinting, Een effectieve techniek om de interactiemomenten in één oogopslag in beeld te krijgen en daarmee een handvat te vormen voor verbetering.

Contouren adviesprogramma

  • Bepalen wie de klant is
  • Inkleuren van de 'Voice of the customer' (wat wil de klant, welke eisen stelt deze aan het proces)
  • In kaart brengen van het totale proces, met alle klantinteractie momenten
  • Analyseren van interacties met oog op verbetering van de klantervaring
  • Verbeteren, finetunen, toetsen van het ideale proces samen met de klant

Normering en certificering

Organisaties die aantoonbaar willen voldoen aan een kwaliteitsstandaard staan voor de opgave de specifieke normeisen te vertalen naar concrete bedrijfsvoering. Dit vraagt een wezenlijk begrip van zowel normenkader als van de eigen processen.

In dit adviesprogramma doorloopt de organisatie de benodigde stappen om gecertificeerd te raken.

  • Betekenisvorming van specifieke normen/eisen 
  • Ontwerpen van de eigen processen (optioneel)
  • Bepalen samenhang tussen interne en externe normen/eisen
  • Bepalen op welk proces de normen/eisen van invloed zijn
  • Analyseren risico's en beheersmaatregelen
  • Benoemen van concrete verbeteracties op procesniveau
  • Ontwerpen van de wijze van besturing en beheersing op norm-niveau

Zo wordt het de eigen organisatie duidelijk hoe wordt voldaan aan alle vigerende normen en eisen en ontstaat de basis voor verantwoording aan certificerende instellingen.

Voorbereiding Analyse huidige situatie Hoofdontwerp gewenste situatie Detailontwerp gewenste situatie Implementatie Besturen
Project voorbereiding
Planning
Identificeren AS IS
Zwakke plekken & risico's
Analyse & oordeelsvorming
Uitvoeren versterkingsacties
Construeren hoofdontwerp
Ontwerpen proces details
Implementatie voorbereiding
Training
Transitie periode
Beheersen
Continu verbeteren
Versterkingsplan uitstippelen Versterkingspunten identificeren Sterker maken Sterk blijven
Stakeholder analyse
Project planning
Business Modelling
Knelpuntanalyse
Proces-norm matching
Definiëren proceseisen
Proces modelling
Werkinstructiedesign
Proof of concept
Coaching leidende principes
Acceptatietesten
Procesontwerp evaluatie
Visual performance management
Veranderhistorie scan
Proces design scope
Process Mapping
Risico-analyse
Proces-IT alignment
Innovatie stimulering
Interface design
Ontwerp overlegstructuren
Implementatieplanning
(E-)learning program
Testen & verbeteren
Ontwerp doorlichting & verbetering
Inbedding PDCA
Process maturity scan
Communicatie plan
Value Stream Mapping
Procesgaming
Customer Journey
Aligning verbeteriniatieven
Klantinteractie design
Specificatie middelen
Activeren proceseigenaarschap
Procesteamontwikkeling
Performance meting
Proceseigenaar aan stuur
Lean tools coaching
INK scan
Procesles
Service blueprinting
Klantonderzoek
Klantkoop analyse
Verbeteractiemanagement
Informatiestroom ontwerp
Document structurering
Kennismanagement inrichten
 
Optimaliseren procesontwerp
Kwaliteitssysteem inrichting
Klachtenmanagement
Strategie scan
 
Performance 0-meting
Werkplekschouw
Benchmarking
 
IT solution design
Ontwerp compliance
Digitaal handboek
 
Livegang
Auditing
Leiderschaps kata coaching
           
Activiteit synchronisatie
Ontwerp besturing
     
Proces management servicing
Kaizen
           
Logistiek ontwerp
           
           
Spelersmanagement ontwerp
           
design: MooiMerk - realisatie: Lucus Websites